Praca białostockiego magistratu w dobie koronawirusa. Sprawdź gdzie i na jakich zasadach przyjmowani są interesanci
Od 16 marca urząd miasta jest zamknięty dla interesantów. Z urzędnikami poszczególnych departamentów można kontaktować się tylko telefoniczne i e-mailowo. Są jednak wyjątki. To referaty, gdzie mieszkańcy obsługiwani są na miejscu, bo niektóre sprawy można załatwić tylko osobiście - np. zgłosić zgon. Okazuje się też, że wciąż jeszcze odbywają się śluby cywilne, chociaż większość ceremonii została odwołana.
Od poniedziałku 16 marca urząd miejski jest zamknięty dla interesantów. Nie oznacza to, że magistrat przerwał pracę. Z urzędnikami poszczególnych departamentów można kontaktować się tylko telefoniczne i e-mailowo. Są jednak wyjątki. Na bieżąco załatwiane są sprawy związane z rejestracją zgonów, a po umówieniu telefonicznym – rejestracją noworodków i rejestracją pojazdów. Oraz sprawy (w bardzo pilnych przypadkach i również po wcześniejszym umówieniu się telefonicznym) w referacie dowodów osobistych i spraw wojskowych. Wszystkie te sprawy załatwiane są w budynku magistratu przy ul. Branickiego 3/5.
Tutaj można znaleźć kontakty do departamentów w całym magistracie: https://www.bialystok.pl/pl/kontakt. Miasto udostępniło też szczegółową książkę telefoniczną: https://www.bialystok.pl/pl/ksiazka-telefoniczna.html
O pracy urzędu w czasie trwania pandemii mówił prezydent Tadeusz Truskolaski podczas czwartkowej (26 marca) konferencji władz miasta.
- Osoby, które mogą pracować zdalnie, pracują zdalnie. Wprowadzona jest też rotacja pracowników - podkreślał.
Dodał, że o organizacji pracy decydują dyrektorów poszczególnych departamentów. W zależności od bieżących potrzeb. - Natomiast zalecenie ogólne jest takie, że jeżeli można pracować zdalnie to, żeby pracować zdalnie. Nie zawsze jest to możliwe. Są bowiem takie zawody, że trzeba być wśród ludzi. Jednym z takich zawodów jest zawód urzędnika bezpośrednio obsługującego mieszkańców - podkreślał prezydent.
Czytaj też: Prezydent Białegostoku uruchomił rezerwę w wysokości 2 mln zł. Radny PiS uważa, że powinien uruchomić więcej
Podał, że w zeszłym tygodniu, czyli od 16 do 20 marca urzędnicy obsłużyli ponad 230 osób, z czego 200 spraw dotyczyło dowodów rejestracyjnych. - Wiadomo, że nie jest już tak jak było, bo w piątek (12 marca) - jeszcze przed częściowym zamknięciem urzędu - przez departament obsługi mieszkańców przy ul. Branickiego 3/5 przewinęło się 600 osób - mówił Tadeusz Truskolaski.
Departament komunikacji społecznej wysłał nam szczegółowe informacje o procedurach. Zacznijmy od referatu rejestracji pojazdów. Jak wspomnieliśmy na wstępie, sprawy z tego zakresu załatwiane są tylko po wcześniejszym umówieniu telefonicznym. Urzędnicy weryfikują, czy jest to sprawa, która wymaga natychmiastowego załatwienia. Wszystkie zawiadomienia o zbyciu i nabyciu pojazdów zarejestrowanych na terenie kraju można przesyłać pocztą, przez ePUAP lub e-mailem na adres [email protected]. Informacje o tym, jakie dokumenty trzeba załączyć, dostępne są na stronie www.bip.bialystok.pl.
Co prawda nie można zarejestrować pojazdu wysyłając wniosek mailem, ale można to zrobić składając wniosek drogą elektroniczną przez skrzynkę podawczą: https://www.esp.pwpw.pl/?isLogin=0
Procedura wygląda w ten sposób, że urząd miasta wzywa właściciela pojazdu drogą elektroniczną do przekazania oryginałów wymaganych dokumentów oraz tablic rejestracyjnych, jeżeli jest to wymagane. Po ich otrzymaniu i zweryfikowaniu urząd może (po uzgodnieniu z właścicielem pojazdu) przesłać pozwolenie czasowe, tablice, nalepkę kontrolną i decyzję o czasowym zarejestrowaniu – pocztą za potwierdzeniem odbioru na koszt właściciela. Również decyzję o rejestracji pojazdu wraz z dowodem urząd może przesłać pocztą za potwierdzeniem odbioru na koszt właściciela.
Czytaj też: W poniedziałek 30 marca nadzwyczajna sesja rady miasta. Radni będą obradować w rękawiczkach i maseczkach
Bardzo ważne jest również to, że władze miasta odstąpiły (licząc od 13 marca) od karania osób, które nie dotrzymają 30-dniowego terminu rejestracji pojazdu. Niemniej od 16 do 26 marca ok. 400 osób załatwiło różne sprawy z zakresu rejestracji pojazdów.
Jeśli chodzi o referat, w którym wydawane są dowody osobiste (zajmuje się też sprawami wojskowymi), z udziałem interesanta załatwiane są tylko sprawy bardzo pilne. Odbywa się to zawsze po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym.
Nie ma możliwości, aby mieszkaniec przesłał wniosek mailem czy też pocztą tradycyjną. Można jednak zrobić to w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem systemu https://www.gov.pl/ Dowód osobisty można odebrać tylko osobiście. Od 16 do 26 marca zostało w tym referacie obsłużonych 48 interesantów.
Bez przychodzenia do urzędu stanu cywilnego (również mieści się przy ul. Branickiego 3/5) można za to dokonać zgłoszenia urodzenia dziecka. Zrobimy to poprzez profil zaufany e-PUAP, który szybko i łatwo założymy przy pomocy bankowości elektronicznej (po wejściu na swój rachunek). Niemniej od 16 marca w białostockim USC do referatu urodzeń zgłosiło się 119 osób. W tym czasie elektronicznie zarejestrowano 131 aktów urodzeń.
Natomiast zgłoszenia zgonu można dokonać tylko podczas osobistej wizyty w urzędzie. Od 16 marca do urzędu przyszło w tej sprawie 128 osób.
Na pytanie o śluby cywilne uzyskaliśmy odpowiedź, że stanowisko pracy do spraw małżeństw przy ul. Kilińskiego 6 (w Pałacyku Gościnnym) jest od 16 marca nieczynne dla interesantów. Nie ma więc możliwości, by ktokolwiek złożył zapewnienie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. A przyszli państwo młodzi mogą składać takie zapewniania wyłącznie osobiście przed urzędnikiem USC.
Natomiast śluby osób, które złożyły zapewnienie wcześniej, miały ustalony termin ślubu i nie zrezygnowały z niego (znaczna większość par zapisanych do ślubu przełożyła termin na później), odbywają się w obecności ustawowego minimum (tj. państwo młodzi, świadkowie i kierownik USC). W zeszłym tygodniu jedynie kilka par - ze względu na ważne sprawy osobiste - zdecydowało się na zawarcie związku małżeńskiego. - Śluby planowane na najbliższych kilka tygodni w dużej części zostały już odwołane, pozostałe pary zastanawiają się nad przełożeniem uroczystości na inny, dogodny termin. W sobotę 21 marca udzielono trzech ślubów, w czwartek 26 marca - jednego. Jeden ślub być może odbędzie się też w najbliższą sobotę (28 marca).
Podczas konferencji władz miasta zwróciliśmy uwagę, że w Centrum Aktywności Społecznej przy ul. św. Rocha 3 wciąż działa (co prawda przy skróconych godzinach pracy - od 8 do 16) punkt obsługi projektu "Bony na szkolenia". Jak informowało miasto w jednym z komunikatów: "Uczestnicy mogą tam się zgłaszać, jeżeli występuje konieczność dostarczenia dokumentów rozliczeniowych lub wyjaśnień, o które wnioskowało miasto. W przypadku dostarczenia dokumentów po terminie nie są i nie będą wyciągane żadne konsekwencje". Czy jednak punkt nie powinien być zamknięty, a wszelkie dokumenty dostarczane drogą mailową?
- My jako miasto nie jesteśmy liderem tego projektu. To on podejmuje decyzje. Oczywiście trzeba ograniczać swoją obecność i kontaktować się z osobami, które prowadzą ten projekt przede wszystkim drogą mailową - stwierdził podczas konferencji prezydent Tadeusz Truskolaski.
Natomiast wiceprezydent Rafał Rudnicki przeczytał informację od dyrektor biura funduszy europejskich Ewy Bajdałów: "W punkcie przy ul. św. Rocha 3 nie ma oblężenia. Dziennie przychodzi nie więcej niż 5-10 osób. Dokumenty rozliczeniowe nie mogą być przesłane mailem. Muszą być w oryginale. Większa część korespondencji wpływa za pośrednictwem poczty".
Liderem projektu jest starostwo powiatowe w Sokółce. - Nie można wysłać dokumentów rozliczeniowych drogą mailową, bo regulamin projektu mówi o tym, że trzeba dostarczyć oryginały - mówi wicestarosta sokólski Jerzy Białomyzy. - Można to zrobić za pomocą poczty tradycyjnej (mając na względzie, że nie można naruszyć wymaganych terminów) bądź przynosząc dokument do urzędu.
Dodaje, że w starostwie sokólskim rozwiązano to w ten sposób, że w biurze podawczym stoi skrzynka, do której interesant wrzuca dokumenty. Bez kontaktu z urzędnikiem. - Nie wiem jak jest w punkcie w Białymstoku. Tutaj wszystko zależy od wewnętrznych regulacji uczestnika projektu, czyli w tym przypadku białostockiego urzędu miasta - podkreśla wicestarosta.
Czy nie lepiej jednak zmienić regulamin, by dokumenty mogły być przesyłane drogą mailową? - Sytuacja jest dynamiczna. - Zastanowimy się nad zmianą regulaminu - twierdzi Jerzy Białomyzy.
Natomiast wiceprezydent Rafał Rudnicki w rozmowie z nami zapowiedział, że od poniedziałku (30 marca) w punkcie projektu przy ul. św. Rocha 3 będzie stała skrzynka, do której interesanci będą mogli wrzucać dokumenty. - Cały czas zachęcamy też do przesyłania dokumentów pocztą - mówi.
